作者
Bowtie 團隊
更新
2026-10-08
撰寫專業得體的辭職信是終止僱傭合約、保障雙方權益並確立通知期的法定程序。Bowtie 編輯團隊翻查勞工處指引發現，書面辭職信是計算通知期與避免代通知金爭議的核心依據。
辭職信法律效力與書面終止合約要求
辭職信（Resignation Letter）在法律層面上屬於終止僱傭合約的正式書面通知，亦是啟動合約通知期起算點的客觀證據。
根據香港法例第 57 章《僱傭條例》第 6 條規定，僱主或僱員終止僱傭合約均須給予對方合約訂明的通知期或相應的代通知金。書面辭職信能清楚確立提出離職的具體日期，防止日後雙方對最後工作日（Last Day）及薪酬計算產生爭拗。
在通訊方式的法律效力方面，雖然法例原則上允許以口頭或書面形式終止合約，但大部分商業僱傭合約均明文規定終止合約必須採用「書面通知（Written Notice）」。通訊軟件（如 WhatsApp、微信）的文字訊息雖然在勞資審裁處常規審訊中可作為輔助電子證據，但容易引發發送時間、已讀狀態及身分驗證的爭議。最穩妥的做法，是以官方工作電郵發出辭職信，並同步遞交經親筆簽名的實體紙本信件。
若處於混合辦公（Hybrid Work）或直屬主管外勤休假的情況，僱員可先透過公司官方電郵發送辭職信，並在信件中清楚列明發信日期及生效日，同時密件抄送（BCC）至個人私人電郵與抄送（CC）人力資源部（HR）存檔。待回到辦公室或主管復工當日，第一時間補交親筆簽名的紙本正本，以確保法律程序完備。
辭職信標準結構與撰寫要點
一封合格且具備法律效力的辭職信毋須長篇大論，只需涵蓋以下 5 大核心結構元素：
- 上款與受文者資訊：註明直屬上司全名、職銜、所屬部門及公司法定名稱，確保責任歸屬清晰。
- 開門見山離職聲明：首段直接表明辭職決定，清楚列出目前擔任的職位名稱、發信日期，以及通知期之起算。
- 最後工作日（Last Day）界定：按僱傭合約規定計算並明確寫出最後受僱工作日期，避免使用「一個月後」等含糊字眼。
- 交接承諾與工作致謝：簡潔感謝任職期間公司提供的指導與成長機會，並具體表明在離職前會全力配合工作交接與檔案整理。
- 索取工作證明與親筆簽名：禮貌請求公司在離職前或離職時核發工作證明書（Certificate of Employment / Reference Letter），文末附上正式祝頌語及親筆簽名。
實體辭職信信封書寫規範與遞交禮儀
實體紙本信件是商務溝通的重要環節，信封的選擇與排版直接反映僱員的專業操守：
- 信封選用：必須使用乾淨、無摺痕的純白色長型平口信封（標準 DL 尺寸）。切勿使用印有其他機構標誌、宣傳廣告或透明開窗的信封。
- 正面排版：信封正中央寫上收件人全名及職銜（例如：
Attn: Mr. Chan Tai Man, Head of Marketing），下方附上所屬部門及公司全稱。 - 機密標註：在信封左上角或封口處以粗體端正書寫「私人及機密 / Private & Confidential」，保障人事變動資訊在正式公布前不被第三方隨意查閱。
- 封口處理：若親手當面遞交直屬上司，信封封口摺入即可，無須使用膠水封死；若需由秘書或行政部轉交，則建議封口並於封口縫線處簽署個人簡簽。
中文辭職信情境範本
以下提供香港職場最常見的 5 大中文辭職信範本，讀者可依個人實際情況替換方括號內的資訊：
範本一：通用簡潔版（私人理由）
敬啟者：
本人現正式通知，因個人職業生涯規劃，決定辭去現時擔任之 [你的職位名稱] 一職。
根據僱傭合約規定，本人須給予 [通知期日數或月數，例如：一個月] 通知期，因此在公司的最後工作日為 2026 年 [月份] 月 [日期] 日。
感謝公司及主管在本人任職期間給予的指導、信任與支持，讓本人獲益良多。在餘下的工作期間，本人定當恪盡職守，全力協助職務交接與文件整理，確保業務運作不受影響。
另外，懇請公司於本人離職前簽發工作證明書（Certificate of Employment）。祝願公司業務蒸蒸日上。
員工簽名：_____________________
員工姓名：[你的全名] 員工職編：[員工編號，如有] 日期：2026 年 [月份] 月 [日期] 日
範本二：轉工新挑戰版
[上司姓名] [職銜]：
本人已接受另一項職涯發展機會，現正式提出辭呈，辭去 [公司名稱] 的 [你的職位名稱] 職位。
按僱傭合約之通知期規定，本人之最後工作日將為 2026 年 [月份] 月 [日期] 日。
衷心感謝公司過去 [在職年期] 年來提供的栽培與寶貴經驗。與團隊共事期間，本人獲益匪淺，這段經歷對本人的專業成長十分重要。本人會在離職前妥善安排手頭上的項目交接，並隨時配合交接人員的培訓。
祝願團隊未來取得更大成就。
員工簽名：_____________________
員工姓名：[你的全名] 日期：2026 年 [月份] 月 [日期] 日
範本三：進修深造版
[上司姓名] [職銜]：
本人已獲相關院校錄取全日制深造課程，為配合學業發展，現正式向公司申請辭去現時 [你的職位名稱] 之職務。
本人將按照合約履行 [通知期日數，例如：一個月] 通知期，最後在職日期為 2026 年 [月份] 月 [日期] 日。
感謝公司過去給予本人的信任與體諒。重返校園前，本人會悉心整理所有專案進度清單與檔案，確保所有職務交接清晰順暢。亦請公司於合約結束前核發工作證明文件。
祝工作順遂！
員工簽名：_____________________
員工姓名：[你的全名] 日期：2026 年 [月份] 月 [日期] 日
範本四：家庭健康與移民離港版
[上司姓名] [職銜]：
本人因家庭規劃及個人健康調養需要 [或：因移居海外之生活規劃]，經審慎考慮後，決定辭任 [你的職位名稱] 一職。
按照合約規定之通知期，本人在公司的最後服務日期為 2026 年 [月份] 月 [日期] 日。
非常感謝管理層與部門同僚長久以來的支持與體恤。本人會在離職前竭力完成手頭各項工作交代，確保日常營運無縫過渡。祝願全體同仁身心健康，公司業務蒸蒸日上。
員工簽名：_____________________
員工姓名：[你的全名] 日期：2026 年 [月份] 月 [日期] 日
範本五：申請縮短通知期版
[上司姓名] [職銜]：
本人因個人突發家庭事務 [或：新職涯安排]，現正式申請辭去 [你的職位名稱] 之職務。
按照合約規定，本人的法定最後工作日原為 2026 年 [原定月份] 月 [原定日期] 日。惟因上述原因，本人懇請公司考慮協商縮短通知期，將最後工作日提前至 2026 年 [建議月份] 月 [建議日期] 日。
本人已提前加快處理工作交接進度，確保所有關鍵檔案與進行中項目均有專人跟進。若獲公司批准提前離職，本人願意按法例協議辦理代通知金扣減或年假折算安排。感謝公司的體諒與協商。
員工簽名：_____________________
員工姓名：[你的全名] 日期：2026 年 [月份] 月 [日期] 日
英文辭職信情境範本
外資機構及跨國企業普遍要求以英文辭職信（Resignation Letter）作正式溝通，以下列出 4 款標準英文範本：
Template 1: Short & Professional
Dear [Supervisor’s Name],
Please accept this letter as formal notification that I am resigning from my position as [Your Position Title] at [Company Name].
In accordance with my employment contract, my notice period is [e.g., one month], and my last working day will be [Date, e.g., 30 November 2026].
I would like to express my sincere gratitude for the support and opportunities provided to me during my time with the team. I remain fully committed to completing my remaining tasks and assisting with a smooth handover process before my departure.
Please let me know how I can further assist during this transition period. I would also appreciate it if the company could issue a Certificate of Employment upon my departure.
Sincerely,
[Your Signature] [Your Full Name] [Date]
Template 2: New Opportunity & Career Growth
Dear [Supervisor’s Name],
I am writing to inform you of my decision to resign from my role as [Your Position Title] at [Company Name], effective [Date, e.g., 30 November 2026].
I have recently accepted a new career opportunity that aligns closely with my long-term professional development goals. I am deeply thankful for the mentorship, professional guidance, and camaraderie I have experienced here over the past [Number] years.
During my remaining notice period, I will do everything possible to wrap up ongoing projects and ensure all responsibilities are transitioned seamlessly to my colleagues.
I wish you, the team, and [Company Name] continued success in the future.
Best regards,
[Your Signature] [Your Full Name] [Date]
Template 3: Personal Reasons & Further Studies
Dear [Supervisor’s Name],
Please accept this letter as formal notice of my resignation from my position as [Your Position Title] at [Company Name], due to personal reasons [or: to pursue full-time academic studies].
As stipulated in my contract, my last working day with the company will be [Date, e.g., 30 November 2026].
I am very grateful for the valuable experience and encouragement I have received from you and my colleagues throughout my tenure. I will ensure all documentation and pending duties are thoroughly organized and handed over before my last day.
Thank you again for your understanding and guidance.
Yours sincerely,
[Your Signature] [Your Full Name] [Date]
Template 4: Notice Shortening Request
Dear [Supervisor’s Name],
I am writing to formally submit my resignation from the position of [Your Position Title] at [Company Name].
According to the standard notice period, my final employment date would be [Original Last Day]. However, due to unexpected personal commitments, I would like to respectfully request an early release, with my proposed last working day on [Requested Last Day].
I have prioritized my current workload to ensure all crucial handovers can be completed by this earlier date. I am prepared to discuss the corresponding contractual adjustments regarding notice in lieu or leave arrangements, subject to company policy and mutual agreement.
Thank you for your consideration and understanding regarding this request.
Sincerely,
[Your Signature] [Your Full Name] [Date]
生成式 AI 撰寫辭職信指令與核對步驟
利用 ChatGPT、Claude 或 Microsoft Copilot 擬定辭職信草稿可提升效率，但必須輸入結構完整的提示詞（Prompt），並遵循嚴格的防錯核對流程。
實用 Prompt 結構公式如下：
「你是一位資深的香港職場人力資源顧問。請以 [香港商務中文 / 專業英文] 為我撰寫一封辭職信。我的職位是 [你的職位名稱]，受聘於 [公司名稱]，合約規定通知期為 [通知期，例如：1個月]，發信日期為 [2026年XX月XX日]，最後工作日為 [2026年XX月XX日]。離職原因為 [原因，例如：個人職涯規劃 / 轉工]，語氣必須客氣、冷靜、專業且符合香港勞工法規常規，不帶情緒化字眼。」
生成草稿後，編輯團隊建議在發出信件前依序執行 3 項檢查：
- 核對最後工作日（Last Day）：AI 往往無法準確推算本地公眾假期或大小月份的精確日數，必須自行根據僱傭合約條款驗算，確保最後日期無誤。
- 剔除過於誇張的修辭：外國 AI 模型常生成過度熱情或戲劇化的感謝字句（例如「永誌難忘的歲月」），應修訂為沉穩克制的香港商務用語。
- 遮蔽商業敏感資訊：嚴禁在 AI 輸入框內提及公司內部商業機密、未公開產品、敏感財務數字或新僱主的具體薪酬細節。
遞信黃金時機與職場溝通禁忌
遞交辭職信不僅是呈交文件，更考驗職場應對技巧。選對時機有助於維持良好的勞資關係。
遞信的黃金時段通常為星期三至星期五下午 4:00 至 5:30 之間。此時段多數團隊已完成當週核心決策會議，主管的工作情緒相對緩和，且離下班時間尚有 1 至 2 小時，方便主管私下溝通了解詳情，同時避免在星期一早上高壓週會期間突擊遞信，引發不必要的緊張氣氛。
撰寫與遞交辭職信時，必須避免以下 4 大禁忌：
- 禁忌一：抱怨公司或批評同事：辭職信會永久存檔於人事檔案中，任何指責管理層、待遇不公或同事過失的內容，只會為個人聲譽留下負面文字紀錄。
- 禁忌二：感情用事宣洩情緒：信件具備法律文件屬性，行文只須清晰交代離職事實與必要事項，切忌寫成情感抒發文。
- 禁忌三：炫耀新工作待遇：在信中提及新東家的薪金增幅或更高職銜既無必要，亦顯得不專業。
- 禁忌四：單靠通訊軟件交代而未補交正式信件：僅以 WhatsApp 傳送「我做到今個月」並不足以視為正式書面手續，極易引發最後工作日與代通知金起算點的糾紛。
離職通知期與代通知金成本計算比較
根據香港法例第 57 章《僱傭條例》第 7 條，僱員若未能履行合約規定的完整通知期而選擇提前離開，須向僱主支付相應的「代通知金」；反之，若僱主提早解僱僱員且不給予通知期，亦須向僱員支付等額款項。
代通知金的法定計算基準為發出終止合約通知日前 12 個月內僱員所賺取的每日平均工資（ADW）乘以通知期內通常須付給工資的日數。
我們以月薪 HK$30,000、合約規定須履行 1 個月通知期（以 30 日計算）的全職僱員為基準，計算履行通知期與支付代通知金的財務差額：
| 離職處理情境 | 實際履行工作天數 | 應付代通知金（賠償原僱主） | 當月在職工作工資 | 僱員當月淨收益 |
|---|---|---|---|---|
| 情境 A：履行足額 1 個月通知期 | 30 天 | HK$0 | HK$30,000 | HK$30,000 |
| 情境 B：提早 14 天離職（補代通知金） | 16 天 | HK$14,000 | HK$16,000 | HK$2,000 |
算式拆解如下：
- 每日平均工資：HK$30,000 ÷ 30日 = HK$1,000
- 情境 B 須賠償代通知金：14日 × HK$1,000 = HK$14,000
- 情境 B 實際工作 16 日工資：16日 × HK$1,000 = HK$16,000
- 僱員當月實收淨額：HK$16,000 – HK$14,000 = HK$2,000（相較完整工作一個月，淨收益差距為 HK$28,000）
以上按香港勞工處《僱傭條例》公布的終止合約代通知金計算公式自行計算，僅供參考。
辭職權益爭議：常見說法 vs 法例文件實際寫法
打工仔在離職過程中常遇到各種非官方說法，我們比對了《僱傭條例》的條文規定，整理出以下關鍵差異：
| 常見坊間說法 | 法例文件實際寫法 | 現實涵義與處理指引 |
|---|---|---|
| 剩餘未放年假可以由僱員單方面扣減通知期提早走 | 《僱傭條例》第 6(2A) 條明確列明「僱員根據第41AA條有權享有的年假，不得計算在第(2)款所訂終止僱傭合約所需的通知期內」。 | 僱員不能單方面以法定年假直接沖抵通知期；若要提前離開，必須經勞資雙方協議同意，否則剩餘年假應按日薪折算現金於最後一期工資發放。 |
| 試用期內任何時間辭職均可即日走人毋須補錢 | 《僱傭條例》第 6(3) 條載明，僅在僱傭首個月內，雙方方可隨時終止合約而無須給予通知或代通知金。 | 首個月過後，若合約有約定通知期則依合約執行（但不得少於 7 天）；合約若未載明，法例強制要求最少需給予 7 天通知期。 |
| 主管拒絕簽收辭職信，代表離職程序未生效 | 終止合約屬於單方面行使法定或合約權利，法例並無要求通知期必須取得受文者「批准」方可生效。 | 只要僱員能舉證通知信件已送達僱主（例如具有電郵發送紀錄或雙掛號簽收紀錄），通知期即由送達當日起正式計算。 |
| 最後一期薪金（尾糧）可拖延至下個月常規出糧日發放 | 《僱傭條例》第 25 條明訂僱主支付尾糧「在任何情況下不得遲於僱傭合約終止後七日支付」。 | 僱主若故意且無合理辯解逾期發放尾糧即屬違法，一經定罪最高可被罰款 35 萬港元及監禁 3 年，不得以交接未完成為由扣薪。 |
離職交接流程與醫療保障銜接注意事項
妥善落實交接流程是維護個人專業聲譽的關鍵步驟。僱員在遞信後應主動建立一份清晰的交接清單（Handover Checklist），詳細羅列正在進行的項目進度、內部系統權限密碼、重要外部合作夥伴聯絡方式，以及手頭文件存放路徑。在合約終止前，應主動向人事部門確認工作證明書（Certificate of Employment）的發放進度，核實信上的受僱起止日期與職銜是否準確無誤。
除了職務交接，打工仔亦須留意個人醫療保障的「真空期」風險。許多在職人士過度依賴公司提供的團體醫療保險，然而根據一般商業保單條款，團體醫保的保障權益通常在合約終止日（Last Day）午夜即時失效。若轉換新工作之間存在休假空窗期，或者新公司設有 3 個月試用期方能加入團體醫保，僱員在此期間一旦因意外或突發疾病需要住院治療，所有醫療開支便須全數自付。在職涯轉換期間，維持一份獨立於工作單位的個人自願醫保（VHIS）保單，能有效避免因轉工而中斷醫療保障網絡。
總結：遞信離職前核對三項清單
- 核對合約通知期日數與 Last Day：仔細查閱僱傭合約及《僱傭條例》規定，精確推算最後在職日期，防範代通知金計算爭端。
- 規範書面信件與送達存根：備妥乾淨白色信封並註明機密字樣，送出紙本辭職信之餘同步留存電郵紀錄作為法律送達憑證。
- 整理職務交接與保障缺口：建立結構化交接清單、索取工作證明書，並預先審視轉工期間個人健康保障是否出現銜接空窗。
資料整理說明：本文主要參考香港勞工處《僱傭條例簡明指南》、香港法例第 57 章《僱傭條例》官方條文及法庭判例原則，資料截至 2026 年 10 月；個別僱傭合約如有優於法例的特定條款，應以該合約之明文約定為準。
常見問題
辭職信一定要親筆手寫簽名嗎？打印出來可以嗎？
辭職信可以使用電腦打字排版並列印，但信件末端必須由僱員本人以原子筆親筆手寫簽名。親筆簽名是確立合約終止法律真實意向的核心憑證，能避免日後產生身分冒用或未獲授權的爭拗。
應該先遞信給直屬上司，還是先通知 HR 人事部？
標準職場禮儀建議先預約直屬上司進行短暫面談，當面遞交實體信件以示尊重；面談結束後，隨即將辭職信電子檔正式發送至直屬上司並抄送（CC）HR 人事部門作行政備案與尾糧結算存檔。
試用期內辭職需要給予多少天通知期？首月走要賠錢嗎？
根據香港法例第 57 章《僱傭條例》第 6 條規定，在試用期內的首個月，僱主或僱員均可即日終止合約而毋須給予通知期或代通知金；第一個月過後，則須依照合約訂明的通知期執行（但不得少於 7 天），合約若無明確規定亦最少需給予 7 天通知期。
剩餘未放的年假可以抵銷通知期提早走嗎？
根據《僱傭條例》第 6(2A) 條規定，法定年假不得用作抵銷終止僱傭合約所需的通知期。僱員不能單方面以年假提早離職；除非勞資雙方達成共識協議提前解約，否則剩餘未放的年假應按日薪工資折算，並於最後一期薪金中全數發還。
如果上司拒絕接收辭職信，僱員可以如何自保？
終止僱傭合約屬於行使法定權利，無須上司主觀批准。若上司拒收，僱員應立即使用公司官方電郵正式發出辭職信，抄送 HR 部門主管並密件抄送（BCC）個人私人電郵；或透過香港郵政以雙掛號方式寄送至公司註冊辦事處地址，完整保留送達憑證以證明通知期已經起算。
僱主最遲必須在甚麼時候發放離職尾糧？
《僱傭條例》第 25 條明確規定，僱主必須在合約終止日後 7 天內付清所有應得工資、年假薪酬折算及相關解僱款項。僱主故意逾期不發放即屬刑事罪行，最高可被罰款 35 萬港元及監禁 3 年。
可以用 WhatsApp 或短訊辭職嗎？是否具有法律效力？
通訊軟件文字紀錄在法庭上有機會被接納為輔助證據，但若僱傭合約規定必須以書面送達，單靠即時通訊易因送達定義不清晰引發爭端。最穩妥的做法是以官方工作電郵正式發出，並同步補交親筆簽名的實體信件。
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